医療,ビジネス,子育て,恋愛,あらゆるテーマをレポ

MICHIYOレポ

ビジネスレポ 出世・スキル

【ビジネススキル】良い資料には目的と情熱がつまってる!?

更新日:

【プレジデント「資料の作り方」】100%仕事がうまくいく!良い資料の作り方!

1455111335415

仕事に使えたプレジデント!第一弾!

「実証!100%仕事がうまくいく「資料」の作り方」からよかった記事を紹介したいと思います。

みんさんも、仕事では多かれ少なかれ、何かしらの資料を作成する機会がありますよね。

そんな資料作りを、疎かにするか、しないか、であなたの仕事は変わってきます。この号では、資料作成のプロフェッショナルが、どこに注力しているかというポイントを紹介していたので、簡単にですがまとめてみました。

資料作成に大切なのは、目的と情熱!?

1456351283406

初めに、プロフェッショナルの皆さんが口を揃えて仰っている言葉を書いておきましょう。

資料作成で大切なのは、「目的」と「情熱」です。

つまり、この点だけでもしっかりと意識して資料作成すれば、あなたの仕事は今日から変わります。

 

以下に4人のプロフェッショナルさんたちのそれぞれの資料作成極意を、実物とともに紹介

ユーグレナ社長 出雲 充さん

1459862398499

ミドリムシ事業で注目されているユーグレナの社長、出雲さんは東大農学部卒業後、東京三菱に入行されていますが、わずか1年で退職。以降、ユーグレナを立ち上げて、もう早10年です。農学で学んだことは、現職での方が活かされていてしっくりくるとのこと。むしろ銀行就職はなぜ?とおもってしまうところですが、1年ですっぱり辞めているところが行動が早くて素晴らしいですよね。

話はそれましたが、彼の資料作りのコツを紹介させていただきます。

出雲さんのポイントは、一言で言いますと「相手に合わせて、見せる資料」を作ることですかね。

例えば、ミドリムシプロジェクトにおいて出資先を募るための資料に至っても、窓口となる担当者向け、担当者の上長向け、と最低2種類の資料を作るそうです。

さらには、同じ担当者向けでも、論理的な人にはデータ重視のものを、情熱的な人にはビジュアル重視のものを…といった具合に、とことん相手に合わせて資料を作り込むという点が他の人から群を抜いていると思います。

ミドリムシプロジェクトに興味をもってもらいたい、という目的と情熱をもって取り組むからこそできることです。まさに最初に示した資料作りにおける大切な2点を押さえています。

皆さんは、自分の企画提案書や、研究報告プレゼンの資料、1種類だけではないですか?忙しくてとても何種類も作っていられない、という方がほとんどですよね。

でも、本当に皆さんはユーグレナ社長より忙しいのでしょうか?

本当にその企画を通したいなら、その研究に投資してもらいたいなら、グループ内での報連相用、リーダーへの説明用、上長への説明用、社外への資料・・とまず相手に合わせて作り分けてみましょう。さらに自分の人生をかけるような仕事、研究については、話す相手の特徴(論理的な人か、情熱的な人か、中間か)まで考慮して作成したいですね。

そのためには、これから話す相手を知ろうとしなくてはいけません。そこがスタートになりますし、相手を知ることで資料はもちろん、あなたのスピーチや、プレゼン、合間の雑談など変わり、ライバルより一歩抜けだすことができることでしょう。

 

次は、ファーストヴィレッジ社長 市村 洋文さん

1459862468101

市村さんは大学卒業後、野村證券に入社。その後も証券会社に転職し、現職に至っています。

今年57歳の市村さん。私の勝手な印象ですが、先程の出雲さんなんかの世代と比べると、PC技術などには少し疎い世代ではないでしょうか。もちろん私が勤めていた会社でもその傾向がありました。稀にものすごく長けている年長の方もいらっしゃいましたが…

そんな市村さん世代は、やはり手書き勝負。市村さんは、面談の始めに必ずワードで打った簡単なA4用紙を渡すそうです。ワードで文字を打つくらいなら、この世代の方でもできますよね。その中身は、文章と写真の自己紹介。デザインにはこだわらず、名前に加えて、出身地や特技、これまでの苦労話など、本当に自分を紹介するだけのものです。

そういえば私の生命保険担当者の方も、この自己紹介用紙をくれました(笑)

私の経験ですが、初めての人と会って話すのは多かれ少なかれ緊張しますよね。でも初めに代読み物をいただけると、まず視線をそこに置くことができ、さらに内容を読むことで最初の雑談はとてもスムーズに始められます。もし故郷や趣味が同じ相手となら、急速に親近感を抱きますよね。

人が人を信頼したり贔屓にするために絶対必要なのは「共感」だと言われています。

失敗談などを話すといいのは、共感をうむのに最適だと言われていますよね。離婚経験とか、留年経験の話など、失敗談は実はビジネスで多いに活かせるんです。そしてビジネスは共感から生まれる、「相手からのご贔屓」で成立するものです。物やサービスの価値も大切ですが、結局最後は贔屓されたものがちだと言われていますよね。

またまた話はそれましたが、市村さんはこの一枚の自己紹介で、まず相手の心を柔らかくし、話を弾ませ、気がつけば「買ってほしい」などの営業トークは全くしていないのに顧客となってもらえるとのことです。

そして市村さんは、顧客となってくださった方に、面談を終えたその日のうちにお礼状も投函するそうです。巻き紙に味のある筆文字で、丁寧にお礼の言葉を綴っておりました。

ビジネスは利害関係が一致することで継続するものです。しかしながら、利害だけに固執するのではなく、この一手間をかけることで、少々の利害のブレでは崩れない強固な信頼関係を築くことができるのだと感じました。やはり株などの取引には必ずリスクがあり、損失が出ることもありますよね。その度に信頼関係が崩れてしまっていては長い関係は築けません。

 

Honda S660を生んだ21歳の資料作り!

1459862512046

続いては、有名人ではないかもしれませんが・・Hondaの高卒21歳の若者が作った企画書です。

彼は会社規定の提案書などそっちのけ。とにかく自分のもっている「ワクワク」をどうしても伝えたいとのことで、資料の最初に上の一枚の写真付きページをつけたそうです。

子の方も、まさに目的と情熱を感じる資料作りをされていますよね。会社に所属している限り、守るべきルールというものがみなさんもあると思います。私の働いていた会社でも、会議資料や、企画書は規定のフォーマットを使うよう指示されていました。

でも、彼はそのフォーマットでは伝えきれない情熱を、敢えてルールを逸脱することで表現しています。このルール違反なら、むしろ歓迎されるということです。

もちろん彼は最初の一枚以外、2枚目以降はきちんとフォーマットに沿った資料を作成しています。後ろはちゃんと準備しているからこそ、なおさら最初の一枚が際立つのですね。素晴らしいアピール力だと思います。

どうしてもこの企画は通したい!という情熱を持っている方、ぜひ参考にしてみてください。

 

最期は、リーダーシップコンサルティング代表 岩田 松雄さん

1459862570130

こちらの岩田さんも、先程の市村さんと同じ世代(1歳違い)です。すなわち、ユーグレナやHondaの若い世代の人とはちがい、やはりPCがそれほど得意ではなさそうです。岩田さんもまた、ワード資料でせめています。

ワードなら文字をタイピングできればOKですもんね。

誰でもできる作業だからこそ、大切なのはその中身ということです。

なんと岩田さんはワードでA4用紙何枚も・・実に3万文字の自己PRを作成しているそうです。先程の市村さんは簡潔に、ということを意識されていましたが、岩田さんは3万字。3万文字もの自分史となると、大学卒業から20年間の自身のことを綴っているそうです。

良かったことはもちろん、辛かったこと、当時の思いなども綴っています。誰が読むのか・・と思ってしまいますが、それでよいそうです。ほとんどの人は読まないかもしれませんが、誰かは読むかもしれないということです。自分に興味さえ持ってもらえれば3万字くらいはすぐに読んでもらえます。つまり興味のある人だけを抽出する効率の良いアイテムにもなるのですね。

さらに岩田さんの場合は、この自分史を幅広く配ったことで多くの人の目に止まり、イオン子会社などから社長のオファーまできたそうですよ。

また作成することで、自分自身に分析にも用いることができるとのこと。たしかに私も就職活動の際は、24年分の自分の歴史を振り返りました。こういう一枚を作っておくと意外と使えそうです。

岩田さんを例に、転職活動の面接を想定してみましょう。

岩田さんは、大学を卒業して最初に入った日産自動車でセールスマンとして「社長賞」を受賞されたそうです。これを簡単な職務経歴書や履歴書のフォーマットに従って書くと、「社長賞受賞」というたった5文字で終わります。

でも、岩田さんの社長賞にはもっと裏ストーリーがあるのです。本当は、酒屋のバイク配達員の人と、接触事故を起こしてしまい、その謝罪と容態を伺うために毎日酒屋に通ったそうです。するとある日その店主が、「明日来るときはお前の会社の一番高い車のカタログを持っておいで」と言ってくれたそうです。そしてどんどん顧客を紹介してくれ・・そのおかげで売上が大幅上積みされ社長賞に繋がったそうです。このエピソードがつくことで、実績だけでなく人となりを相手に知っていただくことができます。

転職活動だけではなく、友人との会話でもそうでしょう。「社長賞受賞」だけでは、ただの自慢話のようで恨みや妬みを買うかもしれません。でもこの裏エピソードを語るだけ、相手からの「共感」を生み、信頼がうまれ、さらに相手に「失敗から成功できるんだ」という勇気まで与えることができるかもしれません。ただの自慢話ではなくなりますね。

 

皆さんのお仕事に役立てられそうな資料作りのアイデアはありましたか?

ぜひ、明日からの仕事をうまくいかせるために、できそうなことがあれば参考にしてみてください。また、この号には、具体的な資料の修正方法(before→after)や、その他取り入れるといい技術、デザインも紹介されていますので気になった方は実際に雑誌を手にして読んでみてくださいね!みなさんの資料に目的と情熱を!

 

アドセンス関連広告

-ビジネスレポ, 出世・スキル
-

Copyright© MICHIYOレポ , 2018 All Rights Reserved Powered by STINGER.