医療,ビジネス,子育て,恋愛,あらゆるテーマをレポ

MICHIYOレポ

ビジネススキル

【プレジデント】「書き方」のお手本

投稿日:2017-06-29 更新日:

【目的別】ビジネス文書の書き方

1498690324636

依頼状、お詫び状、異動願、始末書などなど・・・ビジネスの現場で書かないといけない文書っていろいろとありますよね。

なるべく印象良く書きたいですが、できれば一工夫も加えてアピールしたい・・・そんな方の参考になりそうな今月のプレジデントです。

これらビジネス文書の中で、私も含めて、みなさんよく書くことになる「議事録」「異動願」「退職願」「始末書」の具体的な書き方について、今回ご紹介したいと思います!

 

【なぞるだけでOK】ビジネス文書のテンプレート

まずは最も楽な書き方。テンプレート通りに作ってみましょう。アレンジはこの後のトピックを参考に、自分なりに修正してみてください。

でも、個人的には、このテンプレートをなぞるだけでOKかと思います。

 

議事録

20170905_053010

まず、議事録です。

とくに私のような下っ端の方は、会議にでると議事録担当になったりしますよね。もはや議事録要員として会議によばれることもしばしばあったり・・・

しかし、「あ~めんどくさいな」なんて思っているともったいない!実は議事録は自分をアピールする絶好のチャンスです。なんといっても、みんなが目を通してくれますからね!

 

まず上に一般的な議事録の例が示されています。

議事録には、下記の情報は必ず含めるようにしましょう。

・会議名、出席者、日時

・議題

・決定事項(箇条書きで)

・会議中に出た意見など(対立意見は比較表を使うなど視覚的にわかりやすく)

・次回の会議予定(日時、議題など)

 

この上の要点をよく抑えて作られた議事録が上の例になります!

 

議事録だけでなく、クライアントとのn打ち合わせの報告書や、研修参加報告書などをまとめる時にも上記ポイントを参考にしてみてください。

 

これは、よく整理された報告書の例です。

20170905_053028

・報告書の名前

・目的

・成果(箇条書き)

・成果が得られなかった点(箇条書き)

といった書き方をしています。

 

一方、上の報告書と内容は全く同じことを書いているけれど、レイアウトが異なる報告書がこちら!

20170905_053032

箇条書きをして、一見わかりやすそうにまとめているようにお見えるが、そもそも打ち合わせや研修に参加するのには、目的があるわけですよね。

そして報告書にもその目的がかかれています。

であれば、中身は目的を達成できた点(今回の成果)と、達成できなかった点(次回への課題、今後の検討箇所)を、区別してレポートする必要がありますね。

 

このように、同じメモから作成する議事録でも、きちんと目的を理解して、相手に伝える意志が感じられる議事録やレポートとただただメモを正式書類っぽく写しただけのものでは、まったく価値が異なってきます。

 

議事録やレポートは、上層部の方々も目を通すことが多いビジネス書類の一つですよね。

ぜひ、目的をもって会議や打ち合わせ、研修に参加しているということをアピールするためのものだと考えて取り組んでみてください。さらに、達成できなかったことは書かないほうが良いと思えるかもしれませんが、これも「次を見据えて、行動している」ということの、絶好のアピールの場となります。

ぜひ、参考にしてみてください。

 

 

異動願

20170905_053056

続いては、移動願です。

こちらもビジネスマンとして、どういった部署に所属していても、各機会がある書類の一つですよね。

移動願に書くべきポイントは以下の通りです。

・現在の所属部署とその期間

・現部署で学んだこと(現部署が嫌だから出ていきたいという風に受け取られないように書くと良い)

・希望する異動先と希望時期

・異動を希望する理由(現職で学んだことを、希望先でどう生かせるか。異動先への情熱をやや誇張気味に書くことで、再度現部署が嫌だから出ていきたいという印象を持たれないようにする)

 

異動については、その社員が優秀だればあるほど手放したくないと上司が判断し、希望が通らないことも多いようです。

しかし昨今はとくに大きな会社では、「ジョブローテーション」を積極的にさせようといった流れも強く、昔よりは異動願が通ることも多くなったようです。

現部署の所属機関としては、基本的には5年は所属し、一通りのことは学んでいるということが前提になることも多いようです。もちろん業種によっては、1年や3年くらいが目安になる場合もあるとのこと。

 

今の部署から異動したいという希望を持っている方、ぜひ参考にし勇気を出して異動願をだしてみてください!

 

退職願

20170905_053119

続いても、一生同じ会社で働き続けない限りは書くことがあるであろうもの、、退職願ですね。

退職願は、いきなり書いて提出するというのはマナー違反って知っていましたか?

基本はまず話し合いの時間をいただいて、「退職したい旨」を口頭で伝え、ある程度の了解を得てから、退職願を出します。

退職願は、例にあるようにシンプルに書くのポイントです。

・退職理由などを細かく書く必要なし

・退職後の住所などを記載

 

これだけです。

大きな会社では、フォーマットが決まっていて、必要事項だけ記入したら勝手に退職届が人事に届いたりする仕組みになっていたりもしますよね。

 

始末書

20170905_053136

さて、最後は始末書です。できれば書きたくない書類ですね。

自慢にはなりませんが、私は始末書を書いた経験が…

あります。

 

しかも入社3ヶ月以内でです。大きなミスをおかし、クライアント先から苦情が来てそのための始末書でした。

 

そもそも、始末書とは何のことかはご存じですか?

始末書とは、

業務上の不手際に対し、謝罪と、失敗を繰り返さないよう決意を表し、約束する文書です。

 

 

 

 

経営トップ3人が語る「伝え方のテクニック」

 

 

 

アサヒグループHD社長

20170905_053428

メールは「結論を明確に、理由は3点」

 

 

マネックス証券 会長

20170905_053438

手紙は「一筆箋に万年筆で心に残るメッセージ」

 

 

伊東屋 社長

20170905_053446

資料は「イラスト図解で到達点を共有」

 

 

20170905_053508

 

 

目を引くタイトルとは?

 

 

「読み手を楽しませる」「効果的なキーワード」「怒られない」

20170905_053349

 

20170905_053355

 

20170905_053402

アドセンス関連広告

-ビジネススキル
-

Copyright© MICHIYOレポ , 2018 All Rights Reserved Powered by STINGER.